Mapa de Stakeholders: El Poder y el Interés

Carlos Primera (carlos.primera@gmail.com)

Cuando iniciamos un proyecto, emergen muchas interrogantes, con respecto a las personas u organizaciones que de alguna u otra forma tienen que ver con el mismo.  Por ejemplo, podríamos preguntarnos: ¿Quiénes poseen el poder para apoyar u obstaculizar el proyecto?  ¿Quiénes están interesados? ¿Quiénes tienen o tendrán relación con el proyecto? ¿Cómo se relacionan entre ellos?.  La respuesta a esas interrogantes son los “ Stakeholders”  o partes interesadas.

Los “Stakeholders”  o partes interesadas representan individuos, equipos de trabajo u organizaciones  involucradas en el desarrollo de un proyecto, diseño de un equipo de trabajo, solución de un problema/desafío o cualquier otra situación; para este escrito, solamente me referiré a los proyectos, no obstante,  todo lo que se indique es aplicable a problemas, desafíos  o cualquier situación particular que se analice.

La información de los Stakeholders se centraliza en un documento denominado Mapa de Stakeholders. Este mapa proporciona información acerca de: quiénes son las partes interesadas; qué grupos o cluster pueden formar; cómo se relacionan y qué influencia poseen con respecto al proyecto. 

La construcción del mapa se fundamenta en la información  recabada por el equipo de trabajo y compartida, en una o varias reuniones de trabajo, utilizando la técnica de la “Tormenta de Ideas”. Concluida la elaboración del Mapa de Stakeholders, este debe ser visible o disponible en todo momento para apoyar el diseño de las estrategias que permitan mantener las mejores relaciones entre el proyecto y sus partes interesadas. Es conveniente indicar que el Mapa de Stakeholders es una herramienta muy utilizada en el Design Thinking durante el proceso de empatizar con clientes, usuarios y todos aquellos relacionados con el proyecto. 

A continuación los cuatro pasos para desarrollar un Mapa de Stakeholders. Primeramente, se identifican los stakeholders; seguidamente, son creados los grupos que forman y sus relaciones. Finalmente es analizada la influencia de las partes interesadas. Con el objetivo de ilustrar los pasos, a continuación se aplican, a un proyecto ficticio  para implementar un curso a distancia sobre Design Thinking. 

1.     ¿Quiénes son los Stakeholders de mi proyecto?

El equipo de trabajo encargado del proyecto se reúne y por intermedio de la técnica tormenta de ideas, identifica los interesados en el proyecto; hay que tomarse el tiempo necesario para no olvidar alguna parte interesada. La siguiente figura muestra el resultado para nuestro ejemplo.

Para complementar la identificación de los stakeholders, es posible utilizar la herramienta "Personas" para obtener un perfil completo de cada uno de ellos. El equipo de trabajo debe ordenar por algún criterio, las partes interesadas resultantes y así conocer los grupos que ellos forman. En el siguiente paso se establece el orden necesario.

2. ¿Cuáles grupos o clusters forman los Stakeholders?

Para establecer los grupos de partes interesadas, el equipo de trabajo define como criterio, la afinidad en el servicio o en la actividad que se realiza, resultando los siguientes grupos.

Establecidos los grupos es importante identificar la forma como se relacionan, bien sea por intermedio de información, recursos u otra. En el siguiente paso, se muestra una figura con la relación entre los grupos.

3.      ¿Cómo se relacionan los grupos identificados?

La relación puede tomar muchas formas, algunas de ellas pueden ser: información, recursos financieros, recursos físicos y decisiones, entre otras posibilidades. Cuando las relaciones son complejas y  surgen muchas partes interesadas, se puede realizar un análisis de redes sociales (Social Network Analysis) para comprender la complejidad de las relaciones que se estructuran. En nuestro ejemplo, las relaciones son sencillas y pocos stakeholders; la figura siguiente muestra las relaciones de nuestro ejemplo. 

Note que las relaciones son básicamente, información, recursos, necesidades y feedback. Con este conocimiento  y la influencia que determinaremos en el siguiente paso,  el equipo de trabajo puede establecer el plan adecuado para comunicarse adecuadamente con cada Stakeholder.

4.    ¿Qué influencia tiene cada uno de los Stakeholders?

El poder y el interés, de cada una de las partes interesadas, configuran su influencia sobre el proyecto y es necesario analizarla para obtener el conocimiento que permita gestionar, esa influencia, a favor del proyecto.  Los Stakeholders con interés, son los que podrían estar afectados por el proyecto o que desean ser parte de él; por otra parte, los que poseen poder, tienen la capacidad de influir directamente en el proyecto de una manera positiva o negativa. La siguiente figura resume la influencia para el ejemplo que nos ocupa

Analizando lo que muestra la figura anterior, los Stakeholders que tienen “Alto poder” y “Alto interés” deben tratarse  adecuadamente para mantenerlos al tanto de lo que ocurre en el proyecto; por su gran poder  e interés, son vitales para el éxito o el fracaso del proyecto. De igual manera los Stakeholders que poseen “Bajo poder y “Alto interés”, en todo momento es necesario mantenerlos informados, asegurando así, que no decaiga su interés en el proyecto. Por otra parte, los Stakeholders con “Alto poder” y “Bajo interés”  deben ser satisfechos con respecto a sus necesidades asociadas al proyecto; con la estrategia adecuada, pueden incrementar su interés para beneficio del proyecto. Los de “Bajo poder” y “Bajo interés” deben contactarse regularmente, sin sobrecargarlos de información,  para también mantenerlos al tanto del avance del proyecto y si es conveniente, se podría diseñar una estrategia para incrementar su interés en el proyecto.

Resumiendo, con base en los cuatro pasos anteriores puedes construir tu Mapa de Stakeholders. Recuerda que el Mapa de Stakeholders es un documento fundamental para la gestión de cualquier proyecto porque permite identificar las partes interesadas, sus relaciones y su influencia. Con ese conocimiento, la gerencia del proyecto, puede diseñar las estrategias adecuadas que permitan utilizar el "poder" y el "interés" de los stakeholders para conseguir la influencia necesaria, que conduzca el proyecto,  a feliz término.

Para finalizar, recuerda que la sinergia entre tu Mente y Manos permiten agregar valor, al proyecto, construyendo el Mapa de Stakeholders.