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Agenda de la Reunión de Trabajo: procesos y relaciones asociadas




Carlos Primera (carlos.primera@gmail.com)

Las reuniones de trabajo constituyen una actividad  fundamental en las organizaciones modernas porque en ellas se informa o se toman decisiones que enrumban, a las organizaciones, hacia el éxito o el fracaso. Lo cierto es que para bien o para mal, las reuniones reúnen la inteligencia colectiva organizacional para tomar las decisiones requeridas, con base en la información, el conocimiento y la experiencia de sus empleados de una manera general, o de los miembros de un equipo, en forma particular. La piedra angular de la reunión de trabajo es la agenda.  
Para Schwarz (2015) una agenda efectiva de reunión de trabajo establece claramente las expectativas de lo que se necesita que ocurra, antes y durante la reunión.   Esto ayuda a que los miembros del equipo se preparen y utilicen el tiempo adecuadamente, ubicando a todos los participantes, en el mismo tópico e identifica cuándo la discusión se termina. Si ocurren problemas durante la reunión, una agenda bien diseñada,  incrementa la habilidad del equipo para salir de los problemas de una forma efectiva y rápida. Con base en el autor citado, la agenda es la piedra angular de la reunión de trabajo porque en ella se sustenta la reunión; la agenda se asocia a cuatro procesos y su conocimiento es importante para su creación eficiente. Este escrito  tiene como objetivo describir los procesos asociados a la creación de la agenda y sus relaciones: elaborar agenda, difundir agenda a invitados, ejecutar reunión de trabajo según agenda y finalmente, evaluar la agenda.  La figura 1, los muestra procesos referidos y sus relaciones; a continuación se comentan. 


Figura 1. Agenda de la reunión de trabajo, sus procesos y relaciones. Fuente: Autor (2015).

Elaborar agenda. La agenda es un documento que especifica el objetivo de la reunión,  las actividades a realizar o tópicos a tratar y su duración, además, indica la persona que lidera la reunión, según la actividad a realizar. Partiendo de los tópicos a tratar se elabora la lista de invitados y la metodología para la ejecución de la reunión. La elaboración de la agenda permite determinar los recursos físicos, de información y alimentación requeridos antes y durante la reunión, facilitando la elaboración de un plan para la logística. Durante este proceso se debe tomar en cuenta información de la agenda evaluada de la reunión pasada para hacer los cambios que sean pertinentes; además es posible incorporar tópicos sugeridos por personas involucradas. La elaboración de la agenda está inmersa en el proceso de planificación de la reunión y es llevado a cabo por el líder de la reunión o quien la convoca.

Difundir agenda a los invitados. Los invitados son el corazón de la reunión porque aportan la inteligencia, el conocimiento y la experiencia que requieren los tópicos que se tratarán en la reunión. Se les debe invitar con suficiente tiempo de antelación, suministrándoles la agenda y la información que deben conocer para la reunión; además, debe indicarse qué se espera de ellos. Con la prudencia del caso, se les debe enviar recordatorio de la reunión. Este proceso ocurre en el proceso de planificación de la reunión. 

Ejecutar reunión de trabajo según agenda. El santo grial de las reuniones de trabajo es lograr el objetivo propuesto, optimizando el uso de los recursos, para lograr una reunión eficiente. La reunión eficiente es la prueba de fuego de la agenda y por supuesto, su éxito dependerá de la habilidad del líder en la conducción de la reunión y la participación asertiva de los invitados. La agenda indicará qué tratar, cuándo hacerlo, quién conduce la reunión y cuándo concluir. Cuando ocurren situaciones no previstas, la agenda puede ayudar a reconducir la reunión hacia el objetivo. Durante este proceso la agenda comparte su rol protagónico con la minuta de la reunión, documento éste, en el cual se registran los acuerdos y sus responsables. 

Evaluar agenda. Concluida la reunión es necesario evaluarla y la agenda, entre otros elementos, también debe ser valorada. La idea es determinar si funcionó o no la agenda; en cualquier caso, determinar el por qué. La información de la agenda evaluada debe alimentar al proceso de elaboración de la próxima reunión para contribuir a modificar o mejorar los procesos asociados a la creación de  la agenda de reunión. 

Dentro del contexto planteado, la agenda es fundamental para el éxito de la reunión de trabajo; el conocer sus procesos asociados y cómo ellos se relacionan, permite determinar qué se espera de cada uno de ellos y asegurar que cada agenda va a ser mejor que la anterior, logrando así un proceso de mejora continua que impactará positivamente  la próxima reunión.

En notas sucesivas trataremos cada proceso en detalle.

Referencias
Schwarz R. (2015). How to Design an Agenda for an Effective Meeting. Disponible en https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting Fecha de Consulta 30/08/2015.

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