Carlos Primera (carlos.primera@gmail.com)
Las reuniones de trabajo
constituyen una actividad fundamental en
las organizaciones modernas porque en ellas se informa o se toman decisiones que
enrumban, a las organizaciones, hacia el éxito o el fracaso. Lo cierto es que
para bien o para mal, las reuniones reúnen la inteligencia colectiva
organizacional para tomar las decisiones requeridas, con base en la información,
el conocimiento y la experiencia de sus empleados de una manera general, o de
los miembros de un equipo, en forma particular. La piedra angular de la reunión
de trabajo es la agenda.
Para Schwarz (2015) una agenda
efectiva de reunión de trabajo establece claramente las expectativas de lo que
se necesita que ocurra, antes y durante la reunión. Esto ayuda a que los miembros del equipo se
preparen y utilicen el tiempo adecuadamente, ubicando a todos los
participantes, en el mismo tópico e identifica cuándo la discusión se termina. Si
ocurren problemas durante la reunión, una agenda bien diseñada, incrementa la habilidad del equipo para salir
de los problemas de una forma efectiva y rápida. Con base en el autor citado,
la agenda es la piedra angular de la reunión de trabajo porque en ella se
sustenta la reunión; la agenda se asocia a cuatro procesos y su conocimiento es
importante para su creación eficiente. Este escrito tiene como objetivo describir los procesos asociados
a la creación de la agenda y sus relaciones: elaborar agenda, difundir agenda a
invitados, ejecutar reunión de trabajo según agenda y finalmente, evaluar la
agenda. La figura 1, los muestra procesos
referidos y sus relaciones; a continuación se comentan.
Figura 1. Agenda de la reunión de trabajo, sus procesos y
relaciones. Fuente: Autor (2015).
Elaborar agenda. La agenda es un documento que especifica el
objetivo de la reunión, las actividades
a realizar o tópicos a tratar y su duración, además, indica la persona que
lidera la reunión, según la actividad a realizar. Partiendo de los tópicos a
tratar se elabora la lista de invitados y la metodología para la ejecución de
la reunión. La elaboración de la agenda permite determinar los recursos
físicos, de información y alimentación requeridos antes y durante la reunión,
facilitando la elaboración de un plan para la logística. Durante este proceso
se debe tomar en cuenta información de la agenda evaluada de la reunión pasada
para hacer los cambios que sean pertinentes; además es posible incorporar
tópicos sugeridos por personas involucradas. La elaboración de la agenda está
inmersa en el proceso de planificación de la reunión y es llevado a cabo por el
líder de la reunión o quien la convoca.
Difundir agenda a los invitados. Los invitados son el corazón de la
reunión porque aportan la inteligencia, el conocimiento y la experiencia que
requieren los tópicos que se tratarán en la reunión. Se les debe invitar con
suficiente tiempo de antelación, suministrándoles la agenda y la información
que deben conocer para la reunión; además, debe indicarse qué se espera de
ellos. Con la prudencia del caso, se les debe enviar recordatorio de la
reunión. Este proceso ocurre en el proceso de planificación de la reunión.
Ejecutar reunión de trabajo según agenda. El santo grial de las
reuniones de trabajo es lograr el objetivo propuesto, optimizando el uso de los
recursos, para lograr una reunión eficiente. La reunión eficiente es la prueba
de fuego de la agenda y por supuesto, su éxito dependerá de la habilidad del
líder en la conducción de la reunión y la participación asertiva de los
invitados. La agenda indicará qué tratar, cuándo hacerlo, quién conduce la
reunión y cuándo concluir. Cuando ocurren situaciones no previstas, la agenda puede
ayudar a reconducir la reunión hacia el objetivo. Durante este proceso la
agenda comparte su rol protagónico con la minuta de la reunión, documento éste,
en el cual se registran los acuerdos y sus responsables.
Evaluar agenda. Concluida la reunión es necesario evaluarla y la
agenda, entre otros elementos, también debe ser valorada. La idea es determinar
si funcionó o no la agenda; en cualquier caso, determinar el por qué. La
información de la agenda evaluada debe alimentar al proceso de elaboración de
la próxima reunión para contribuir a modificar o mejorar los procesos asociados
a la creación de la agenda de reunión.
Dentro del contexto planteado, la
agenda es fundamental para el éxito de la reunión de trabajo; el conocer sus
procesos asociados y cómo ellos se relacionan, permite determinar qué se espera
de cada uno de ellos y asegurar que cada agenda va a ser mejor que la anterior,
logrando así un proceso de mejora continua que impactará positivamente la próxima reunión.
En notas sucesivas trataremos
cada proceso en detalle.
Referencias
Schwarz R. (2015). How to Design an Agenda for
an Effective Meeting. Disponible en https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
Fecha de Consulta 30/08/2015.
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