(Foto tomada del Diario El Impulso).
¿Pueden, las reuniones de trabajo, ser diseñadas, para que se
conviertan en espacios donde los participantes utilicen su inteligencia colectiva
y sus conocimientos, aportándole valor a
las organizaciones? Tsao (2015) afirma que sí, e indica que podemos
convertirnos en “diseñadores de reuniones”, para crear reuniones más eficientes
y efectivas. En este artículo te diremos “cómo” puedes hacerlo, pero antes,
describiré brevemente cada uno de los cinco (5) pasos del DT, utilizados en el
Instituto de Diseño en la Universidad de Stanford (IDUS).
Según IDUS el DT abre las puertas a un proceso creativo cuyas
premisas se centran en los valores humanos del cliente o usuario que confronta
una situación problemática o desea crear un producto o servicio innovador.
Además, promueve la creación de equipos de trabajo colaborativos y diversos
para generar ideas innovadoras que se refinan por intermedio de prototipos que
manipula el cliente o usuario, durante un proceso iterativo, hasta que se
obtiene el producto o servicio que solventa las necesidades insatisfechas o la
situación problemática. De ahora en adelante, cuando se mencione al usuario nos
referiremos indistintamente al cliente y al usuario como los individuos que
conocen y viven la problemática o las necesidades del producto o servicio.
La figura Nº 1 muestra los cinco pasos del DT. En el paso de “Empatizar”,
el investigador-forma parte de un equipo de trabajo- interactúa con el usuario para
obtener toda la información que le permita conocerlo bien e identificar sus
necesidades insatisfechas. En el siguiente paso, “Definir”, el equipo de
trabajo, analiza la información obtenida y define la problemática que se
atacará en los siguientes pasos. Usando la técnica “tormenta de ideas”, en el
paso de “Idear”, se generan múltiples ideas para solucionar la
problemática planteada; ninguna idea se desecha, al final, se selecciona la de
más potencial, según criterios fijados por el equipo.
Figura Nº 1. Pasos del Design Thinking. Fuente:
González (S/F) (Traductor).
“prototipar” convierte la idea del paso anterior en algo tangible y
manipulable por el usuario. La elaboración de ese prototipo debe ser económica
y rápida para permitir la “equivocación y aprendizaje” que permita resolver la
problemática planteada; si el resultado es un producto, se elabora una muestra
tangible de ese producto con sus características. Si es un servicio se
desarrolla “una historia” que describa a detalle ese servicio. El producto o
servicio es manipulado por el usuario en el paso de “Evaluar”. Si no es
aprobado, por el usuario, se registra el aprendizaje y se repiten, se itera,
siguiendo los pasos indicados anteriormente, hasta que el usuario quede
satisfecho.
Las reuniones de trabajo productivas (RDTP) son aquellas que
logran sus objetivos propuestos con la plena satisfacción de sus participantes;
el DT puede ayudarnos a lograr esas RDTP y lo explicaré más adelante. Es
importante indicar que las reuniones de trabajo abarcan tres grandes procesos:
planificar, ejecutar y evaluar. En este escrito, cuando me refiero a las
reuniones, las trato como un todo y no como un proceso en particular. Para la explicación, asumiré que la gerencia de una organización ha
percibido la falta de productividad en sus reuniones de trabajo y ha
comisionado a un equipo para que enfrente la problemática. Fue seleccionado el
Departamento de RR.HH debido a que en él se realizan más de 10 reuniones
semanales y el personal está insatisfecho con ellas porque no son productivas. En la figura Nº 2 se muestran los pasos del DT
que seguiremos para enfrentar la problemática; es necesario recalcar que a lo
largo de ellos, el equipo tiene comunicación constante con el usuario, por
intermedio de la realimentación.
Figura Nº 2. El Design Thinking
y las reuniones de trabajo. Fuente: Autor (2016).
Al “Empatizar” con los usuarios, el equipo, descubre las
necesidades insatisfechas acerca de las reuniones de trabajo. El equipo entrevista
a los empleados de RR.HH y observa sus reuniones; también se les solicita cómo
sería su reunión de trabajo ideal y productiva para posteriormente, sintetizar
lo que es más importante a esos usuarios de RR.HH. Toda la información anterior
es organizada y sistematizada para dar origen a los “puntos de dolor” y a una clara
descripción de la situación problemática en las reuniones de RR.HH; eso se hace
en el paso “Definir”. En “Idear” el equipo, conjuntamente, con los usuarios,
generan ideas/hipótesis acerca de las maneras de hacer más productivas las
reuniones de trabajo; de esas, se selecciona una que “solucione la problemática”
según criterios fijados por el equipo y los usuarios.
En el paso “Prototipar” se crea una historia que narre a detalle
cómo funcionará la “solución de la problemática de las reuniones” y se implementa
en RR.HH; la historia puede ser dramatizada para afinar detalles. Concluida la
reunión implementada, por intermedio del paso
“Evaluar”, se obtiene la
opinión de los usuarios acerca de la reunión implementada; también son
valiosas, las observaciones del equipo de investigadores. Si la evaluación
indica que se ha producido la solución esperada y la reunión ha sido
productiva, se sigue utilizando hasta que forme parte de la cultura de los
usuarios; en caso contrario, no se obtiene la solución esperada, se itera
nuevamente utilizando los cinco pasos y aprendiendo, en cada iteración, hasta
lograr la productividad esperada en las reuniones de RR.HH.
En resumen, el Design Thinking provee una manera sistemática
para innovar, partiendo de situaciones
problemáticas. Atrévete a utilizar estos cinco pasos y verás que puedes mejorar
la productividad de las reuniones de trabajo en tu organización.
Referencias.
Institute of Design at Stanford (S/F). Mini guía: una introducción al Design Thinking + Bootcamp bootleg ( Felipe
González, Trad.). Disponible en: https://dschool.stanford.edu/sandbox/groups/designresources/wiki/31fbd/attachments/027aa/GU%C3%8DA%20DEL%20PROCESO%20CREATIVO.pdf?sessionID=68deabe9f22d5b79bde83798d28a09327886ea4b
Fecha de consulta: 12/08/2016.
Tsao T.
(2015). Design Your Way to a Better Meeting. Disponible en http://www.meeteor.com/blog/meeting-design/ Fecha de consulta: 01/09/2016.
Saludos Carlos. Excelente escrito sobre las reuniones de Trabajo y el Design Thinking.
ResponderEliminarGracias.
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