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DESIGN THINKING Y REUNIONES DE TRABAJO: UNA POSIBILIDAD DE INNOVACIÓN.

(Foto tomada del Diario El Impulso).



¿Pueden, las reuniones de trabajo, ser diseñadas, para que se conviertan en espacios donde los participantes utilicen su inteligencia colectiva y sus conocimientos, aportándole  valor a las organizaciones? Tsao (2015) afirma que sí, e indica que podemos convertirnos en “diseñadores de reuniones”, para crear reuniones más eficientes y efectivas. En este artículo te diremos “cómo” puedes hacerlo, pero antes, describiré brevemente cada uno de los cinco (5) pasos del DT, utilizados en el Instituto de Diseño en la Universidad de Stanford (IDUS).

Según IDUS el DT abre las puertas a un proceso creativo cuyas premisas se centran en los valores humanos del cliente o usuario que confronta una situación problemática o desea crear un producto o servicio innovador. Además, promueve la creación de equipos de trabajo colaborativos y diversos para generar ideas innovadoras que se refinan por intermedio de prototipos que manipula el cliente o usuario, durante un proceso iterativo, hasta que se obtiene el producto o servicio que solventa las necesidades insatisfechas o la situación problemática. De ahora en adelante, cuando se mencione al usuario nos referiremos indistintamente al cliente y al usuario como los individuos que conocen y viven la problemática o las necesidades del producto o servicio. 


La figura Nº 1 muestra los cinco pasos del DT. En el paso de “Empatizar”, el investigador-forma parte de un equipo de trabajo- interactúa con el usuario para obtener toda la información que le permita conocerlo bien e identificar sus necesidades insatisfechas. En el siguiente paso, “Definir”, el equipo de trabajo, analiza la información obtenida y define la problemática que se atacará en los siguientes pasos. Usando la técnica “tormenta de ideas”, en el paso de “Idear”, se generan múltiples ideas para solucionar la problemática planteada; ninguna idea se desecha, al final, se selecciona la de más potencial, según criterios fijados por el equipo.  




Figura Nº 1. Pasos del Design Thinking. Fuente: González (S/F) (Traductor).


“prototipar” convierte la idea del paso anterior en algo tangible y manipulable por el usuario. La elaboración de ese prototipo debe ser económica y rápida para permitir la “equivocación y aprendizaje” que permita resolver la problemática planteada; si el resultado  es un producto, se elabora una muestra tangible de ese producto con sus características. Si es un servicio se desarrolla “una historia” que describa a detalle ese servicio. El producto o servicio es manipulado por el usuario en el paso de “Evaluar”. Si no es aprobado, por el usuario, se registra el aprendizaje y se repiten, se itera, siguiendo los pasos indicados anteriormente, hasta que el usuario quede satisfecho.


Las reuniones de trabajo productivas (RDTP) son aquellas que logran sus objetivos propuestos con la plena satisfacción de sus participantes; el DT puede ayudarnos a lograr esas RDTP y lo explicaré más adelante. Es importante indicar que las reuniones de trabajo abarcan tres grandes procesos: planificar, ejecutar y evaluar. En este escrito, cuando me refiero a las reuniones, las trato como un todo y no como un proceso en particular.  Para la explicación, asumiré  que la gerencia de una organización ha percibido la falta de productividad en sus reuniones de trabajo y ha comisionado a un equipo para que enfrente la problemática. Fue seleccionado el Departamento de RR.HH debido a que en él se realizan más de 10 reuniones semanales y el personal está insatisfecho con ellas porque no son productivas.  En la figura Nº 2 se muestran los pasos del DT que seguiremos para enfrentar la problemática; es necesario recalcar que a lo largo de ellos, el equipo tiene comunicación constante con el usuario, por intermedio de la realimentación.




 



Figura Nº 2. El Design Thinking y las reuniones de trabajo. Fuente: Autor (2016). 
 
Al “Empatizar”   con los usuarios, el equipo, descubre las necesidades insatisfechas acerca de las reuniones de trabajo. El equipo entrevista a los empleados de RR.HH y observa sus reuniones; también se les solicita cómo sería su reunión de trabajo ideal y productiva para posteriormente, sintetizar lo que es más importante a esos usuarios de RR.HH. Toda la información anterior es organizada y sistematizada para dar origen a los “puntos de dolor” y a una clara descripción de la situación problemática en las reuniones de RR.HH; eso se hace en el paso “Definir”.  En “Idear”   el equipo, conjuntamente, con los usuarios, generan ideas/hipótesis acerca de las maneras de hacer más productivas las reuniones de trabajo; de esas, se selecciona una que “solucione la problemática” según criterios fijados por el equipo y los usuarios.

En el paso “Prototipar”    se crea una historia que narre a detalle cómo funcionará la “solución de la problemática de las reuniones” y se implementa en RR.HH; la historia puede ser dramatizada para afinar detalles. Concluida la reunión implementada, por intermedio del paso  “Evaluar”,  se obtiene la opinión de los usuarios acerca de la reunión implementada; también son valiosas, las observaciones del equipo de investigadores. Si la evaluación indica que se ha producido la solución esperada y la reunión ha sido productiva, se sigue utilizando hasta que forme parte de la cultura de los usuarios; en caso contrario, no se obtiene la solución esperada, se itera nuevamente utilizando los cinco pasos y aprendiendo, en cada iteración, hasta lograr la productividad esperada en las reuniones de RR.HH.

En resumen, el Design Thinking provee una manera sistemática para innovar, partiendo de  situaciones problemáticas. Atrévete a utilizar estos cinco pasos y verás que puedes mejorar la productividad de las reuniones de trabajo en tu organización.

Referencias.
Institute of Design at Stanford (S/F). Mini guía: una introducción al Design Thinking + Bootcamp bootleg ( Felipe González, Trad.). Disponible en: https://dschool.stanford.edu/sandbox/groups/designresources/wiki/31fbd/attachments/027aa/GU%C3%8DA%20DEL%20PROCESO%20CREATIVO.pdf?sessionID=68deabe9f22d5b79bde83798d28a09327886ea4b Fecha de consulta: 12/08/2016.


Tsao T. (2015). Design Your Way to a Better Meeting. Disponible en http://www.meeteor.com/blog/meeting-design/  Fecha de consulta: 01/09/2016.







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