Por Carlos Primera
(carlos.primera@gmail.com)
Por múltiples razones, las reuniones representan una de las actividades
más comunes en las organizaciones modernas. Algunas de esas reuniones,
tienen como objetivo difundir información, otras resolver problemas o en
general, tomar decisiones compartidas. A pesar de ser tan comunes,
reciben calificativos, nada halagadores, como tediosas, aburridas y una
pérdida de tiempo; ante esos calificativos, cabe preguntarse ¿es posible
cambiar esa percepción acerca de las reuniones? Nosotros respondemos,
definitivamente si.
Nuestra propuesta es la reunión sinérgica. Ésta transforma las reuniones improductivas en un medio eficiente de apoyar el logro de los objetivos organizacionales, en ellas, el logro colectivo es superior al logro que hubiesen podido obtener, los asistentes a la reunión, trabajando individualmente. Estas reuniones se basan en los siguientes principios.
1. Las reuniones son sistemas sociales complejos. Según este principio, en las reuniones interactúan elementos previsibles e imprevisibles que deben gestionarse adecuadamente para lograr el objetivo de la reunión. Los procesos de planificación, ejecución y evaluación deben tener en cuenta la posibilidad cierta de controlar muchas actividades, no obstante, pueden surgir otras no esperadas. Ante esa circunstancia, el líder y los asistentes a la reunión deben cambiar dinámicamente para adaptarse y responder a las circunstancias inesperadas, aprovechándolas en pro del objetivo de la reunión. Las circunstancias no previstas pueden ser fuentes de inspiración, innovación y aprendizaje. No hay que tener miedo a experimentar nuevas formas de gestionar las reuniones, especialmente aquellas que surjan espontáneamente.
2. Las reuniones son un ejercicio de inteligencia colectiva sinérgica. Para hacer operativo este principio es necesario concientizar, en los empleados, la idea de que las reuniones representan un ejercicio de inteligencia colectiva con uno o varios objetivos específicos. Con esa idea se apela a los conocimientos e inteligencia de cada participante, para colaborar, cooperar y llegar a conclusiones, decisiones o acuerdos, mejores de las que se habrían podido obtener de una manera individual. De esta forma los participantes se sienten útiles, además de identificados y comprometidos con los acuerdos de la reunión. Es necesario resaltar que la inteligencia colectiva sinérgica es una propiedad emergente de ese sistema social complejo.
3. En las reuniones se dan la mano, dos tipos de actividades: predecibles e impredecibles. Por lo general, los procesos de planificación, ejecución y evaluación están constituidos por ambos tipos de actividades; para las previsibles, los planes son magníficos debido a que dirigen las acciones, pero para las no esperadas, pueden agravar las situaciones. Por eso es necesario comprender, tanto para el líder como para el resto de los participantes, que en las reuniones hay la posibilidad de que los extremos de lo esperado y lo inesperado convivan y cooperen con la idea de lograr los objetivos de la reunión.
En resumen, las reuniones sinérgicas pueden convertirse en un medio colectivo eficiente para el logro de los objetivos organizacionales por la identificación y compromiso que crea en el participante y además, por la comprensión de la presencia inevitable de actividades predecibles e impredecibles, fuentes éstas últimas, de oportunidades de innovación para el aprendizaje y crecimiento organizacional. Para lograr reuniones sinérgica es necesario trabajarlas en base a los principios indicados. Manos a la obra…
Nuestra propuesta es la reunión sinérgica. Ésta transforma las reuniones improductivas en un medio eficiente de apoyar el logro de los objetivos organizacionales, en ellas, el logro colectivo es superior al logro que hubiesen podido obtener, los asistentes a la reunión, trabajando individualmente. Estas reuniones se basan en los siguientes principios.
1. Las reuniones son sistemas sociales complejos. Según este principio, en las reuniones interactúan elementos previsibles e imprevisibles que deben gestionarse adecuadamente para lograr el objetivo de la reunión. Los procesos de planificación, ejecución y evaluación deben tener en cuenta la posibilidad cierta de controlar muchas actividades, no obstante, pueden surgir otras no esperadas. Ante esa circunstancia, el líder y los asistentes a la reunión deben cambiar dinámicamente para adaptarse y responder a las circunstancias inesperadas, aprovechándolas en pro del objetivo de la reunión. Las circunstancias no previstas pueden ser fuentes de inspiración, innovación y aprendizaje. No hay que tener miedo a experimentar nuevas formas de gestionar las reuniones, especialmente aquellas que surjan espontáneamente.
2. Las reuniones son un ejercicio de inteligencia colectiva sinérgica. Para hacer operativo este principio es necesario concientizar, en los empleados, la idea de que las reuniones representan un ejercicio de inteligencia colectiva con uno o varios objetivos específicos. Con esa idea se apela a los conocimientos e inteligencia de cada participante, para colaborar, cooperar y llegar a conclusiones, decisiones o acuerdos, mejores de las que se habrían podido obtener de una manera individual. De esta forma los participantes se sienten útiles, además de identificados y comprometidos con los acuerdos de la reunión. Es necesario resaltar que la inteligencia colectiva sinérgica es una propiedad emergente de ese sistema social complejo.
3. En las reuniones se dan la mano, dos tipos de actividades: predecibles e impredecibles. Por lo general, los procesos de planificación, ejecución y evaluación están constituidos por ambos tipos de actividades; para las previsibles, los planes son magníficos debido a que dirigen las acciones, pero para las no esperadas, pueden agravar las situaciones. Por eso es necesario comprender, tanto para el líder como para el resto de los participantes, que en las reuniones hay la posibilidad de que los extremos de lo esperado y lo inesperado convivan y cooperen con la idea de lograr los objetivos de la reunión.
En resumen, las reuniones sinérgicas pueden convertirse en un medio colectivo eficiente para el logro de los objetivos organizacionales por la identificación y compromiso que crea en el participante y además, por la comprensión de la presencia inevitable de actividades predecibles e impredecibles, fuentes éstas últimas, de oportunidades de innovación para el aprendizaje y crecimiento organizacional. Para lograr reuniones sinérgica es necesario trabajarlas en base a los principios indicados. Manos a la obra…
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